【我的小小档案经】第六篇：整理（上）

　　我的小小档案经

　　作为一名档案人，我不是个很好的案例，终其十余年，不过一档案搬运工。

　　但这似乎是一种宿命，既想仰望围城之外的海阔天空，又舍不得这围城之中的汗牛充栋。

　　也罢，日久生情，毕竟在这块田地里耕耘太久，虽不够深爱，却也很享受这片净土带给自己内心的淡泊与宁静。

　　一些小小的心得和经验分享给大家，以资借鉴，或批评指正。

　　第六篇：整理(上)

　　企业档案整理该从何入手呢?

　　这么说吧，拿到一份或一批文件，要按怎样的程序把它规整成我们想要的结果，以便于日常保管，以及后期的查阅、利用呢?

　　虽然方法比较陈旧，但在目前的环境里，也许仍有一定的存在价值和空间。下面，就把我的日常做法逐步分解给大家。

　　1、编号

　　文件传递到我们手中，我们首先要根据档案分类和档号编制规则给文件标注编号。

　　说到编号(也就是档号的标注)，我们先来厘清一个基本操作上的区别：按件归档和按卷归档。

　　按件归档，就是以一份文件(含审批+正文+处理结果)为单位进行整理归档，每份文件一个档号。

　　按卷归档，就是具有某一共同特征的若干文件组合在一起，作为一个整体整理归档，一卷档案可以包含若干份文件，共用一个档号。

　　按件归档比较适合过程移交归档，按卷归档适用于按固定期限移交归档。在《收集》篇里，我们谈到过程移交归档的方式更适合于企业档案的收集，那么，按件归档也就是一种更好的选择了。

　　而这个档号一般用什么材质的笔、标注在文件的什么位置呢?

　　我一般选择用铅笔标注在文件首页的右上角，请注意这句话中的几个点：铅笔、首页、右上角。为什么呢?

　　这个经验一方面来自于实习时候一位老师的传授：用铅笔，好是2B铅笔，而不用其它带颜色、不容易擦去的笔，是为了保持档案的原貌，不改变档案的原始属性，2B铅笔较其它铅笔性能稳定，便于长期保存。标注在文件首页是为了醒目，易于识别。标注在右上角，是为了统一固定位置，便于查找。

　　另一方面来自于工作实践。企业里过程移交的档案，更多的是资料属性，在过程中难免会有抽件、插件、换件、补件的情形，用号码器或其它材质的笔标注，不方便及时更新标注信息，也不便于使用，特别是后期需取出交政府相关单位的文件。

　　2、页码

　　也许有人会说：按件或卷装订好，标个档号不就行了?为什么非要标页码呢?

　　也有人认为：不就标个页码吗?这有何难?难道还有讲究吗?

　　还真的有必要，有讲究。页码标注一方面体现了一份文件的始和终，也即完整性;另一方面，档案借阅归还的时候，也是一个核对的依据。那么，该怎样标注、标注在哪个位置呢?

　　首先，要用阿拉伯数字，从“1”开始，同一件/卷文件中间页码连续、依次标下来。也就是说，如果是按件归档，页码就从每件文件的首页起，末页止，中间不断号;如果是按卷归档，页码就从每卷文件的首页起，末页止，中间不断号。

　　其次，用铅笔标注在文件非装订线一侧的下角。请注意几个关键词：“铅笔”、“非装订线一侧”、“下角”。

　　选择铅笔(尤其是2B铅笔)的缘由同档号的标注。

　　“非装订线一侧”，这还不好理解呀，“非”就是“不”，不就是没有装订的那一侧嘛!一般文件和书册的装订会在左侧或者上侧，而我们档案装订一般会选择左侧，那么“非装订线一侧”就是右侧了。不过实际工作中还真有人不理解，比如有些文件需要双面标页码，正面的知道标在右下角，反面的也标在“右下角”，结果装订的时候，反面的“右下角”就变成了“左下角”，刚好被装订盖住!好费劲才把这种意识和做法纠正过来。

　　更通俗一点的说法就是，文件正面标在右下角，反面标在左下角。

　　为什么要标注在“下侧”呢?相信大家从小都读过书，书本上面一般都印有页码，最常见的也是在“非装订线一侧下角”。而现今的书本，倒没有如此“刻板”，有标在下角的，也有标在上角的，有标在左边的，也有标在右边的，甚至有标在页底中间的，也有标在页右中间的。而我们为了固定位置和便于识别，在这里统一标注在下侧。

　　页码标注是不是很简单?简直太简单啦!但也不可小觑哟，实际操作中还真有小伙伴标注得五花八门，甚至按件归档的文件，从一件标起，第二件接着上件，无止境的标下去……

　　3、扫描

　　为什么要把扫描放在这里呢?因为一旦装订起来，再扫描就比较麻烦了。具体怎么扫描、扫描后的电子版文件如何整理归档，后面会有专门一篇关于电子文件归档整理方法进行分享，这里就不做赘述。

　　4、装订

　　一般移交到我们这里的文件，大都是装订好的，为什么还要费劲拆除、重新装订呢?

　　首先，这些文件的装订方式不统一，有订书机钉起来的，有别针别起来的，有胶装的，有热熔铆管装订的，还有标书那种长方孔、用塑料夹条卡起来的，等等。这些不同规格的装订方式，使档案无法整齐存放，比如有的钉叠加起来，或者塑料夹条的厚度过厚，使装订线一侧鼓起来，非装订线一侧瘪下去，给裝盒造成一定的困难。

　　其次，有些装订材质不合规定。一般单位在选择订书钉的时候，很少有意识选择不锈钢钉，而普通的钉，容易锈蚀纸张，损坏档案。

　　最后，一些装订材料不易去除，比如胶装文件、热熔铆管装订的文件，很难拆除，不便于后期的扫描和电子化操作。

　　那么，要怎样拆除和装订呢?

　　我们先来看拆除。

　　对于已胶装、热熔铆管装订好的文件，如果是公司自存，建议保持原状，不做拆除和重装，以免造成更大的破坏和增加不必要的工作量。那么，我们要面对的，主要就是订书钉装订的文件了。

　　有小伙伴说了：拆除订书钉有何难?用起钉器一下子不就拔掉了!

　　在这里提醒大家，还真的不能鲁莽哟!因为用起钉器从正面拔钉的时候，背面扣下去的钉很容易顺势撕破纸张。我们要先从背面用起钉器把钉的两端拉直，再从正面轻轻一拔，钉就掉了。

　　用得着这么麻烦吗?用!因为撕破纸张带来的麻烦会更大，修补起来会更费劲。一的捷径是增加起订的熟练程度，提高这道程序的速度。

　　再来看装订。最常用的方法是三孔一线的线装法。

　　先准备好工具：打孔器、装订锥、剪刀和棉线。在这里我们介绍一下打孔器的选择。我用的是手压式普通三孔器，其优点是：灵活、机动、方便、质优价廉，缺点是：圆孔太大、间距不可调。建议大家在选择的时候可斟酌一下，尽量选孔小、间距可调的打孔器。

　　装订：这款打孔器有三个纸型:B5、A4、B4,我们一般用的是A4纸，要把刻度调到A4，然后把要装订的文件正面朝上放在打孔器上，左侧(文件的底部)顶住打孔器的小挡板，前面(文件的左侧)抵住打孔器的底端，手动按压下去，三孔即成。这种方法一般一次性打孔十张纸左右，最多二十来张，如果文件较厚、超过二十张，就依上法重复操作。

　　根据孔间距剪一段棉线，中间对折，装订锥从文件背面中间的孔穿过去，用尖端的小挂钩将线拉过来，再依次从两边的孔里把线的两端穿拉到文件背面，最后将两端的线头从线中间对折的部分互相穿过，打个活结。如果能用锥尖将这个活结塞进中间的孔里，效果会更好。

　　(是不是听起来很啰嗦?其实很简单，实际操作一下就知道怎么回事了。)

　　为什么要选择这种装订法呢?

　　一方面是符合长期保管的档案要线装的规定，另一方面这种方式拆装方便，如果日常借阅只需要文件中的某页或某几页，很方便拆取和回复原状。

　　其缺点是打孔毕竟破坏了档案的原貌。所以我们要尽量选择孔的直径小、孔间距适中的打孔器，以尽量降低损坏程度。

　　对于页数较少的文件、装订侧页边距未留足的文件，或手签到装订线里边的文件，不建议打孔装订。用专用浆糊或胶水将文件左上角粘住即可，或用不锈钢推夹固定，以避免纸张脆薄，线装对纸张造成破坏，或盖住文字内容。

　　(未完待续)